【新型コロナウイルスへの対応】町会・自治会等が開催する総会等について

現在、新型コロナウイルス感染症が拡大している中、町会・自治会等（以下、「町会」という）における総会等の開催について、皆さまから多くのお問い合わせをいただいております。

新型コロナウイルス感染の拡大を防止するため、多くの方が集まらずに総会を開催するには「委任状の活用」や「書面表決」の方法があります。

認可地縁団体（法人格のある自治会）の方はこちらをご覧ください。

委任状の活用

町会員から委任状の提出を受け、役員等のみの少人数で開催する方法です。

なお、複数の方が集まって開催する際には、次の感染拡大を防止する対策へのご配慮をお願いいたします。

1. 入口で参加者の体調チェックを実施する。
2. 体調が悪い方、または基礎疾患をお持ちの方は、参加についてあらためてご検討いただく。
3. マスクを着用する、ティッシュ・ハンカチなどで口や鼻を覆うなどの咳エチケットを徹底する。
4. 会場の入口に手指消毒剤を設置する。
5. 密閉空間が続かないよう、こまめに換気を行う。

参考

感染リスクが高まる「５つの場面」（内閣官房HP）（外部サイトへリンク）

厚生労働省チラシ「3つの密を避けましょう」（PDF：1,245KB）

書面表決

総会に出席せずに書面で議決権を行使する方法です。

実施するには、原則として、会則や規約等の中で定めが必要になります。

ただし、認可地縁団体については、会則や規約等に別段の定めがない場合でも、地方自治法の規定を根拠に書面表決も行うことができます。

書面表決の進め方

一例になりますが、書面表決の進め方についてご案内します。

1. 「定期総会書面表決のお知らせ」「議案書」「書面表決書」を自治会の会員に配付する。
2. 会員から「書面表決書」を提出してもらう。
3. 書面表決を集計する。
4. 結果を会員にお知らせする。

書面表決通知文及び書面表決書（一般自治会用）（ワード：22KB）

書面表決結果通知書（一般自治会用）（ワード：26KB）

認可地縁団体（法人格のある自治会）について 

認可地縁団体（法人格のある自治会）につきましては、地方自治法の規定により年に一度、総会の開催が必要となりますが、上記の方法などをご検討いただき、会員の方の安全に配慮したうえで、ご判断をお願いいたします。
なお、認可地縁団体については、会則や規約等に別段の定めがない場合でも、地方自治法の規定により書面表決を行うことができます。

書面表決通知文及び書面表決書（認可地縁団体用）（ワード：30KB）

書面表決結果通知書（認可地縁団体用）（ワード：25KB）